modderkolk wijchen mailinfo@modderkolk.nl modderkolk wijchen telefoon024 – 648 64 00 Inloggen
Modderkolk techniek wijchen

Verbeterbord – Samen werken aan verbetering!

26 juli 2017 -
Verbeterbord – Samen werken aan verbetering!

Elke dienstverlenende organisatie heeft er baat bij om haar administratieve processen zo soepel mogelijk te laten verlopen, zodat de gemiddelde kosten per project laag blijven. Administratieve processen zijn vaak tastbaar en concreet. Zodoende zijn deze processen eenvoudig in kaart te brengen en met relatief lage inspanning te verbeteren. De meerwaarde ligt echter als dienstverlenende organisatie niet enkel bij het zo soepel mogelijk houden van de administratieve processen. Juist het zo efficiënt mogelijk verrichten van diensten en werkzaamheden op locatie bij de klant (het uitvoeringsproces) is een grote meerwaarde. Verbeteringen in het uitvoeringsproces leiden immers direct tot een efficiëntere en effectievere uitvoering van het project, met alle positieve gevolgen van dien.

Een typische verspilling in het uitvoeringsproces zijn de praktische, simpele zaken waar medewerkers al jaren tegenaan lopen. Vaak wordt er niet de tijd genomen om deze  verspillingen tijdens dagelijkse werkzaamheden eens grondig te bekijken en verbeteren. Twee jaar geleden ben ik om deze reden een aantal dagen mee gaan kijken op de werkvloer bij projecten die worden uitgevoerd door Modderkolk, “go to the gemba” luidt het bekende gezegde. De technische kennis om de werkzaamheden te begrijpen ontbrak, maar vanuit de Lean invalshoek schoten mij wel 101 vragen te binnen; “waarom beginnen we met deze werkzaamheden en niet met die?”, “waarom beginnen we zonder dat al het materiaal binnen is?”, “waarom lopen en zoeken we het merendeel van de dag in plaats van onze kennis en kunde in te zetten om waarde toe te voegen voor de klant?” en “waarom verpakt de fabrikant alle lampen per stuk, terwijl wij er steeds meerdere tegelijk nodig hebben?”. Nog niet eens gesproken over de onnodige afval- en afvoerkosten die hierdoor worden gecreëerd.

Deze manier van kijken op de werkvloer resulteerde  in veel goede ideeën, echter is het niet te doen om dit dagelijks en structureel op te pakken binnen een bedrijf met ± 225 medewerkers. Daarnaast merkte ik tijdens de dagen op de werkvloer dat veel verbeteringen wel geïdentificeerd worden door medewerkers, maar dat het vaak vergeten wordt om deze verbeteringen structureel te verzamelen en bespreekbaar te maken door de haast van de dag.  

Lean in de Zorg

Dit deed mij denken aan de periode in 2013, waarbij ik samen met een studiegenoot een Lean project had uitgevoerd in een ziekenhuis. Tijdens dat project werd ik lid van het netwerk “Lean In De Zorg”. In dit netwerk worden onder andere verschillende oplossingen besproken om de risico’s in de zorg te verkleinen en beheersen. Nadat ik enkele dagen de website en alle documenten doorgespit had, kwam ik een interessant document tegen: “Verbeterbord- Samen werken aan verbetering”. Dit document heeft mij de handvatten aangereikt tot het implementeren van en soortgelijk verbeterbord binnen Modderkolk.  Om de vertaalslag te kunnen maken van de zorg naar de installatietechniek, ben ik samen met een collega ideeën gaan opdoen bij een van onze leveranciers. Dit bezoek heeft het format opgeleverd van de kaizenkaart, zoals deze nu binnen Modderkolk bekend is. Kaizen staat voor continu verbeteren in (kleine) stappen en sluit dus volledig aan bij hetgeen waar we naar op zoek zijn.

Stappen tot succesvolle implementatie

  1. Medewerkers een voorbeeld geven van verbeter-ideeën en denkrichtingen om te kunnen aandragen op het verbeterbord, door middel van een Lean training met groepsopdrachten
  2. Een officieus examen (incl. uitreiking certificaat), om te toetsen of de medewerkers actief hebben opgelet en of de boodschap helder is overgekomen (en in het kader van continu verbeteren van mijzelf, is de gegeven training duidelijk en volledig geweest?)
  3. Het gezamenlijk opzetten van een ‘concept’ verbeterbord met de medewerkers

 Hoe motiveer je de medewerkers om daadwerkelijk zaken op te schrijven?

Het is belangrijk dat iedereen zich betrokken voelt bij het verbeterbord en dat iedereen weet dat hij of zij een kaizenkaart kan invullen. Indien een medewerker aangeeft niet echt een concreet idee te hebben tot verbetering, maak ik vaak de overweging om de agenda’s bij elkaar te leggen voor een afspraak. Ik loop dan een dag mee met de medewerker om samen te kijken welke verbeterideeën mogelijk zijn. Het fysiek meelopen met de medewerker draagt niet alleen bij aan het verbeteren van het proces, maar ook aan de sociale band. Een betere sociale band verlaagt de drempel om toekomstige ideeën en problemen bespreekbaar te maken.

Als iemand vraagt wat het belang is van kijken op de werkvloer zou ik zeggen:

“Wat mensen op de werkvloer nodig vinden, verdient aandacht. Zij zijn het beste op de hoogte van de omstandigheden op de werkvloer. Er is altijd iemand op de werkvloer die nadenkt over allerlei soorten problemen en mogelijke oplossingen.

Prijswinnaar “beste verbeteridee van het afgelopen halfjaar”

Zodra er 10 tot 15 kaizenkaarten zijn geïmplementeerd, trakteert Modderkolk op taart. Daarnaast wordt er ieder halfjaar bekeken welke kaizenkaarten zijn doorgevoerd en wat deze (potentieel) hebben opgeleverd.  De drie beste verbeteringen worden beloond in de vorm van een dinercheque van respectievelijk € 100,-, € 50,- en € 25,-, om gezamenlijk met het gezin uiteten te gaan (denkend aan Modderkolk natuurlijk).

Zo zijn er bijvoorbeeld het afgelopen halfjaar weer verschillende ideeën aangeleverd om te verbeteren. Het beste idee heeft er voor gezorgd dat er minder gelopen wordt voor het halen van materieel. Bij een specifieke opdrachtgever is Modderkolk met ongeveer 45 medewerkers gestationeerd.  Het terrein is groot, waardoor het lopen van de noord- naar zuidzijde minstens een half uur duurt. Deze monteur kwam met het idee om een tiental trappen op centrale locaties te plaatsen. Hierdoor hoeft er niet telkens teruggelopen te worden naar het magazijn van Modderkolk. Deze trappen staan vast met een ketting en een slot, waar alleen Modderkolk de sleutel van heeft.

Hoe ziet een verbeterbordsessie eruit?

Tijdens de maandelijkse verbeterbordsessie doorlopen we altijd de volgende cyclus:

  1. Bespreken status en voortgang van kaizenkaarten die in behandeling staan.
  2. Bespreken nieuwe ingediende kaizenkaarten. De indiener geeft een toelichting en omschrijft zijn probleem en idee. De indiener van het verbeteridee is niet persé de persoon die het idee moet gaan oppakken. Dit mag uiteraard wel.

 Waarom een goede methodiek?

Het verbeterbord is gepositioneerd op een plaats waar iedereen langsloopt; klanten, leveranciers en natuurlijk alle medewerkers. Daarnaast worden verbeterideeën niet vergeten, omdat ze fysiek op het bord staan en elke maand worden besproken met alle medewerkers.

 De voordelen van het verbeterbord tot nu toe volgens Modderkolk medewerkers?

  • Het signaleren en gezamenlijk oplossen van de dagelijkse belemmeringen heeft een positief effect op het behalen van de organisatiedoelen
  • Medewerkers voelen zich gehoord en zien echt dingen veranderen, doordat zij zelf een bijdrage leveren aan (het benoemen en uitvoeren van) de verbetervoorstellen
  • Het werkplezier is verhoogd, doordat ergernissen worden aangepakt
  • Het teamgevoel is versterkt, doordat er meer samen wordt gewerkt

Samen werken aan verbetering !

Geschreven door: Nick de Beijer – Verbeterspecialist Modderkolk

 

Klik hier om te zien wat er nog meer gebeurd bij ons!

 

×